M.E.Doc і облікова система – чому документи досі доводиться вносити двічі
M.E.Doc давно став стандартом для здачі звітності і обміну податковими документами в Україні. Проблема, з якою постійно стикаються бухгалтери, не в самому M.E.Doc – а в тому, що це окрема програма, не пов’язана напряму з обліковою системою. Документ прийшов, підписаний, все добре – але в 1С чи BAS його все одно потрібно завести окремо, вручну.
Звідки береться подвійна робота
На практиці це виглядає так: постачальник надсилає видаткову накладну через M.E.Doc, бухгалтер її підписує, документ юридично готовий. Але щоб він потрапив у собівартість, залишки і взаєморозрахунки – його потрібно ще раз вручну створити в обліковій програмі, переносячи номенклатуру, суми і реквізити контрагента з одного вікна в інше.
При невеликій кількості документів на місяць це просто незручно. Коли документообіг активний – десятки постачальників, регулярні поставки – подвійне введення перетворюється на суттєву частину робочого дня бухгалтера, причому саме ту частину, де найлегше помилитися: переплутати одиницю виміру, суму ПДВ або код товару.
Що саме доопрацьовується для обміну
Технічно задача вирішується доопрацюванням обробки обміну між M.E.Doc і базою BAS/1С: документ, підписаний в M.E.Doc, автоматично створює відповідний документ в обліковій системі з правильним заповненням номенклатури, кількості і суми. Бухгалтеру залишається перевірити і провести, а не вводити з нуля.
Окремо варто сказати про зіставлення номенклатури – це найчастіше вузьке місце подібних доопрацювань. Назва товару в документі постачальника рідко співпадає один в один з тим, як товар названий у вашій базі. Грамотно налаштований медок електронний документообіг враховує це і дозволяє один раз прив’язати позиції постачальника до власної номенклатури, після чого зіставлення відбувається автоматично при кожному наступному обміні.
Наскільки це складно впровадити
Складність залежить не стільки від самого M.E.Doc, скільки від того, наскільки доопрацьована конфігурація облікової системи. Якщо база стандартна – налаштування обміну займає відносно небагато часу. Якщо в базу вносили серйозні кастомні зміни під конкретний бізнес – доопрацювання адаптується під них, щоб обмін не конфліктував з уже існуючою логікою роботи.
У будь-якому разі результат один: документ підписаний – документ у базі, без проміжного етапу з ручним переносом і без ризику, що хтось помилиться в цифрах під кінець довгого робочого дня.