M.E.Doc и учетная система — почему документы до сих пор приходится вносить дважды
M.E.Doc давно стал стандартом для сдачи отчетности и обмена налоговыми документами в Украине. Проблема, с которой постоянно сталкиваются бухгалтеры, не в самом M.E.Doc — а в том, что это отдельная программа, не связанная напрямую с учетной системой. Документ пришел, подписан, все хорошо — но в 1С или BAS его все равно нужно завести отдельно, вручную.
Откуда берется двойная работа
На практике это выглядит так: поставщик присылает расходную накладную через M.E.Doc, бухгалтер ее подписывает, документ юридически готов. Но чтобы он попал в себестоимость, остатки и взаиморасчеты — его нужно еще раз вручную создать в учетной программе, перенося номенклатуру, суммы и реквизиты контрагента из одного окна в другое.
При небольшом количестве документов в месяц это просто неудобно. Когда документооборот активный — десятки поставщиков, регулярные поставки — двойной ввод превращается в существенную часть рабочего дня бухгалтера, причем именно ту часть, где легче всего ошибиться: перепутать единицу измерения, сумму НДС или код товара.
Что именно дорабатывается для обмена
Технически задача решается доработкой обработки обмена между M.E.Doc и базой BAS/1С: документ, подписанный в M.E.Doc, автоматически создает соответствующий документ в учетной системе с правильным заполнением номенклатуры, количества и суммы. Бухгалтеру остается проверить и провести, а не вводить с нуля.
Отдельно стоит сказать о сопоставлении номенклатуры — это чаще всего узкое место подобных доработок. Название товара в документе поставщика редко совпадает один в один с тем, как товар назван в вашей базе. Грамотно настроенный медок электронный документооборот учитывает это и позволяет один раз привязать позиции поставщика к собственной номенклатуре, после чего сопоставление происходит автоматически при каждом следующем обмене.
Насколько сложно это внедрить
Сложность зависит не столько от самого M.E.Doc, сколько от того, насколько доработана конфигурация учетной системы. Если база стандартная — настройка обмена занимает относительно немного времени. Если в базу вносили серьезные кастомные изменения под конкретный бизнес — доработка адаптируется под них, чтобы обмен не конфликтовал с уже существующей логикой работы.
В любом случае результат один: документ подписан — документ в базе, без промежуточного этапа с ручным переносом и без риска, что кто-то ошибется в цифрах под конец долгого рабочего дня.