Електронний документообіг без ручного набору одних і тих самих даних
Автоматичне заповнення документів на основі даних із форми, CRM або переписки – рахунки, договори та заявки збираються за шаблоном, а не копіюються вручну з листа в лист.
Той самий документ, зібраний вручну втретє за день
Клієнт підтвердив замовлення, і далі починається рутина: менеджер відкриває шаблон договору, шукає реквізити в переписці, вручну вставляє їх у потрібні поля, надсилає на погодження поштою і чекає, поки хтось із керівників відповість. Потім те саме – з рахунком на основі того самого замовлення. Дані одні й ті самі, а збирати їх доводиться заново на кожному етапі.
Електронний документообіг з AI-агентом прибирає саме повторне введення: дані один раз потрапляють у систему, а далі документ, рахунок і заявка збираються автоматично за шаблоном.
З яких завдань складається автоматизація документів
Електронний документообіг
Базовий шар: документи створюються, зберігаються і передаються на погодження в одній системі, без переписки поштою.
Автоматизація договорів
Договір формується за шаблоном на основі даних клієнта та умов угоди, без ручного заповнення полів.
Автоматизація погодження договорів
Документ автоматично йде потрібній людині на підтвердження, і видно, на якому етапі погодження він зараз перебуває.
Автоматизація обліку договорів
Система зберігає всі чинні договори з термінами та умовами, замість розрізнених файлів у папках у різних співробітників.
Бот для складання рахунків
Рахунок збирається на основі даних замовлення чи угоди в CRM - без перенесення цифр вручну з одного документа в інший.
Автоматичне заповнення документів
Загальний принцип для будь-яких паперів за шаблоном: дані підставляються автоматично туди, де раніше їх вписували вручну.
Як це виглядає на практиці
Дивимося, які документи використовуються зараз: договори, рахунки, акти, заявки, і за якими полями вони зазвичай заповнюються.
Прописуємо, звідки беруться дані для кожного поля - з CRM, форми на сайті чи переписки, і як ці дані мають потрапляти в шаблон.
Якщо документ повинен проходити підтвердження у кількох людей, налаштовуємо маршрут і сповіщення на кожному кроці.
Тестуємо на справжніх договорах і рахунках компанії, а не на демо-прикладах, щоб формат точно збігався зі звичним.
Що зазвичай підключають разом з AI-документами
Розширений кейс з акцентом саме на аналіз і перевірку вхідних документів.
Якщо дані для документів мають братися з тієї самої картки клієнта, що використовує відділ продажів.
Якщо крім самих документів потрібна ще й зведення по договорах і рахунках для керівника.
Що стоїть за словом IntegraBAS у цій послузі
IntegraBAS Solution на ринку з початку 2025 року. Договори та рахунки – це дані, де помилка в цифрі чи реквізиті коштує дорого, тому тут особливо важливий досвід роботи з обліковими системами, а не лише з текстом.
- налаштовуємо автозаповнення так, щоб дані бралися з одного джерела, а не дублювалися вручну
- погодження будується за вашим реальним регламентом, а не за універсальною схемою “на підпис директору”
- облік договорів ведемо так, щоб було видно терміни і статус, а не просто архів файлів
Питання про автоматизацію документів
Опишіть, які договори, рахунки чи заявки збираються вручну найчастіше і звідки зазвичай беруться дані для них. Подивимося, що можна автоматизувати першочергово, і порахуємо вартість.
AI-документи: електронний документообіг та автоматизація договорів
Раніше: менеджер отримує підтвердження замовлення, відкриває шаблон договору у Word, вручну переносить реквізити клієнта з переписки, надсилає документ на погодження поштою і чекає відповіді. Потім те саме повторюється для рахунку на основі тих самих даних. Зараз: дані один раз потрапляють у систему, а договір, рахунок і заявка збираються на їх основі автоматично, без повторного набору одних і тих самих цифр.
Автоматизація договорів: від формування до обліку
Автоматизація договорів рідко обмежується лише створенням документа. Окреме завдання – автоматизація погодження договорів, коли документ повинен пройти підтвердження у кількох людей і важливо бачити, на якому етапі він застряг. І окреме завдання – автоматизація обліку договорів: не просто зберігати файли, а бачити терміни дії і статус кожного договору в одному місці, а не в розрізнених папках у різних співробітників.
Бот для складання рахунків
Рахунки – окремий випадок тієї самої логіки. Бот для складання рахунків формує документ на основі даних замовлення чи угоди в CRM: суми, позиції та реквізити підставляються автоматично, замість того щоб менеджер вручну переносив їх з одного документа в інший.
Електронний документообіг як основа
Усі перелічені сценарії спираються на один принцип – електронний документообіг, де документи створюються, погоджуються і зберігаються в єдиній системі. Автоматичне заповнення документів у цьому сенсі не окрема функція, а спосіб, яким дані потрапляють у шаблон без ручного набору: з CRM, форми на сайті чи переписки з клієнтом.
Якщо зараз незрозуміло, з якого документа почати автоматизацію, опишіть у заявці, які папери забирають найбільше часу у команди, ми запропонуємо, з чого варто стартувати.