Скільки часу з’їдає “паперова” рутина в інтернет-магазині – і як це виправити

Якщо порахувати, скільки реальних хвилин йде на оформлення одного замовлення – від підтвердження покупця до моменту, коли посилка вже їде до нього – цифра часто дивує навіть самого власника бізнесу. Менеджер вручну вбиває дані отримувача в особистий кабінет служби доставки, потім окремо створює накладну, потім ще раз звіряє адресу, щоб не помилитися. І це лише одне замовлення. При десятках чи сотнях відправлень на день така рутина перетворюється на повноцінну другу роботу для співробітника, який міг би займатися клієнтами, а не перенесенням цифр з одного вікна в інше.

Схожа ситуація відбувається і з документами для контрагентів. Поки склад і продажі більш-менш автоматизовані, обмін актами, накладними та податковими документами часто досі йде “по-старому” – вручну формується файл, надсилається на пошту, потім чекаємо підпису, потім знову звіряємо, чи дійшло. Це повільно і створює зайвий ризик помилки на кожному етапі.

Відправки: прибрати подвійне введення даних

Перше, з чого варто починати – це те, що відбувається між оформленням замовлення і його фізичною відправкою. Коли дані про замовлення вже є в обліковій системі, немає сенсу знову вбивати їх в особистий кабінет перевізника. Саме для цього існує модуль нової пошти для 1с – він дозволяє формувати накладні прямо з звичного інтерфейсу BAS чи 1С, без перемикання між програмами і повторного набору адреси, телефону та даних отримувача.

На практиці це означає, що менеджер один раз підтверджує замовлення – і накладна вже готова, статус відправлення оновлюється автоматично, а ймовірність помилитися в адресі або загубити замовлення між двома системами зводиться до мінімуму. Для магазинів з великим потоком замовлень це відчутна економія робочого часу щодня, а не разовий бонус.

Документи: та ж проблема, тільки з контрагентами

З обміном первинною документацією часто відбувається схожа історія, тільки на рівні не покупців, а постачальників і партнерів. Актуальні сервіси електронного документообігу, такі як Вчасно та M.E.Doc, давно вміють підписувати документи онлайн, але проблема в тому, що самі документи все одно потрібно звідкись брати, формувати в потрібному форматі і надсилати – і це рідко буває автоматизовано до кінця.

Тут допомагає інтеграція медок 1с, точніше – доопрацювання обробок для обміну документами між обліковою системою і цими сервісами. Суть у тому, щоб документ формувався в BAS чи 1С один раз і без ручного втручання йшов у потрібний сервіс для підписання, а статус підписання повертався назад у базу. Жодного дублювання даних, жодної плутанини з версіями файлів.

Чому це варто робити разом, а не окремо

Окремо кожне з цих доопрацювань вже економить час. Але справжній ефект з’являється, коли весь шлях замовлення – від оформлення до доставки і закривальних документів – працює як єдиний ланцюг без ручних вставок посередині. Тоді співробітники витрачають час на спілкування з клієнтами і партнерами, а не на передрук одних і тих самих даних у різних вікнах.

Замість висновку

Компанія IntegraBAS Solutions регулярно доопрацьовує саме такі “стики” між системами – там, де зазвичай губиться найбільше часу і допускається найбільше помилок. Якщо у вашому бізнесі відправка замовлень чи обмін документами досі займає більше пари кліків – ймовірно, це якраз той випадок, коли варто автоматизувати процес, а не миритися з рутиною.